Digital Event Support wil met het nieuwe event-managementsysteem ORGANIZED een digitale brug slaan tussen de verschillende partijen die actief zijn in de evenementenwereld. Oprichter Dylan Velthuis en Nena Rienderhoff, Head of Sales & Account Management, vertellen over hun ambities en toekomstplannen. “We willen synergie creëren tussen alle stakeholders rond evenementen.”
DOOR: ARNOLD LE FÈBRE | FOTO’S: XXXXX
We merkten dat er een grote behoefte was aan een compleet en veelomvattend eventmanagementsysteem”, vertelt Dylan Velthuis, die Digital Event Support (DES) begin dit jaar oprichtte. “De grootste partijen in onze branche werken binnen één afdeling soms met zes verschillende systemen; iedereen probeert het wiel steeds opnieuw uit te vinden. Vaak heeft dat te maken met onwetendheid en soms ook met budgettaire redenen, maar feit is dat het veel verstandiger is om één centraal systeem te werken. Op deze manier verbeter én versnel je bedrijfsprocessen en zorg je bovendien voor een aanzienlijke kostenbesparing.”
Tussenpersoon
Digital Event Support wil een tussenpersoon zijn, benadrukt Nena Rienderhoff, Head of Sales & Account Management. “Bedrijven kunnen bij ons hun digitale vraagstuk neerleggen. We adviseren, maken tools op maat, maar zetten ook onze eigen producten in de markt, waaronder dus ORGANIZED. Onze tool neemt evenementenorganisaties een hoop werk en geregel uit handen, waaronder gastenlijsten, artist advancing, productie, registratie van medewerkers en accreditatie. Het verbindt alle teamleden met elkaar, zowel intern als extern. Op veel vlakken is nog een enorme winst te behalen, denk aan gebieden als veiligheid, snelheid, efficiëntie en mobiel gebruik.” Velthuis: “Dat tools en applicaties steeds vaker mobiel worden gebruikt, is natuurlijk niet iets van de laatste jaren, maar je ziet dat veel eventmanagementsystemen op dit vlak achterblijven. Daarnaast zijn de veiligheids- en privacy-eisen behoorlijk aangescherpt. Neem bijvoorbeeld de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoe die achterstand is veroorzaakt? Ik denk dat dat vooral te maken heeft met de stilstand die het gevolg was van de coronapandemie. Veel partijen waren huiverig om te investeren in nieuwe tools. Er is nog een grote inhaalslag te maken.”
Nieuwe standaard
De meeste systemen hebben het aan de voorkant wel goed voor elkaar, legt Rienderhoff uit, maar aan de achterkant valt er nog een hoop te verbeteren. “De organisatie en de producent hebben weliswaar een centraal punt, maar dat geldt meestal niet voor bijvoorbeeld de toeleveranciers of de medewerkers. We proberen iedereen zijn eigen systeem te geven en dat is met ORGANIZED eenvoudig voor elkaar te krijgen.” Velthuis: “We willen de nieuwe standaard in eventmanagement neerzetten en synergie creëren tussen alle stakeholders rond evenementen. Een digitale brug slaan tussen de verschillende partijen die actief zijn in de evenementenwereld. We hebben niet de illusie dat iedereen nu overstapt op ons systeem, maar we willen wel laten zien dat het ook anders én makkelijker kan.”
Mainstage
Vanaf 1 januari neemt Digital Event Support zijn intrek in de MAINSTAGE in Zaandam. Velthuis: “Hier vind je een mooie mix van zowel jonge, vernieuwende start-ups als gerenommeerde partijen als SOLID Event Crew, Backbone International en SKILLS Crowd Management. De perfecte locatie om onze missie van onderling verbinden in de praktijk te brengen!”
API first
ORGANIZED is ‘from scratch’ opgebouwd, rond de API first-gedachte. “Het hele systeem is gebouwd als een soort koppeling, waardoor het een peulenschil is om verbindingen te maken met andere tools en programma’s”, legt Dylan Velthuis uit. “Of het nu gaat om accreditaties, productieschema’s, bestellingen, hotelreserveringen, stroomaanvragen of hospitality riders, met onze tool verzamel je alles in één overzichtelijk geheel. Heel veel systemen worden pas ingezet vanaf het moment waarop de artiest geboekt is, terwijl er een heel proces aan vooraf is gegaan, denk aan het vaststellen van het budget, de onderhandelingen over de datum en de gage – dat hele traject kunnen we straks meenemen in ons systeem.”
Vertrouwen
Rienderhoff: “Het is de kunst om een systeem te ontwikkelen dat door iedereen plezierig en eenvoudig te gebruiken is, maar tegelijk is aan te passen aan specifieke facturatiewensen of te koppelen is aan een specifiek boekhoudpakket. Dankzij de manier waarop ORGANIZED is ontwikkeld is het niet per se nodig om voor iedere klant een koppeling op maat te ontwikkelen. Wat onze onderscheidende factor is? Ik denk dat het niet zo belangrijk is om je bezig te houden met wat anderen doen. Het is veel zinvoller om bezig te zijn met wat jij denk dat goed is. Door onze eerdere werkervaring op zo’n 300+ festivals in binnen- en buitenland, verkeren wij ons in de luxepositie dat veel organisatoren ons vertrouwen en weten dat ze op ons kunnen bouwen.” Eventmanagementsystemen zijn meestal heel rechttoe rechtaan vormgegeven, aldus Dylan Velthuis. “Bij ons is ook de achterkant- bijvoorbeeld de productiesheets – in de look & feel van het desbetreffende event. Dat zijn van de kleine dingen die voor een meerwaarde zorgen.” ORGANIZED is bedoeld voor kleine en grote organisatoren, maar ook organisaties van onder meer zakelijke events en sportevenementen kunnen van de tool profiteren. Rienderhoff: “In de essentie verschillen al die partijen niet zoveel van elkaar. De accenten liggen misschien anders en de workflow krijgt op een andere manier gestalte, maar het soort functionaliteit dat van een ontzorgende tool verwacht wordt, is hetzelfde.”
‘Na jarenlang met Paylogic in de voorhoede te hebben meegedraaid en tal van technologische innovaties aan de consumentenkant van evenementen te hebben geïntroduceerd, zie ik nog enorme kansen aan de professionele kant (de achterkant). Met de juiste technologie zullen processen beter en veiliger lopen en worden er nieuwe kansen gecreëerd.’
Roger Meijer, oud-CTO van Paylogic en nu als technisch adviseur betrokken bij Digital Event Support
Overgangsperiode
Het afgelopen festivalseizoen was voor Digital Event Support een overgangsperiode. “We hebben heel veel festivals bezocht”, vertelt Velthuis. “Het viel op dat er veel goed personeel is verdwenen na twee jaar stilstand door de pandemie. Iedereen moest net iets harder rennen om alles voor elkaar te krijgen. Dat we toch mogen spreken van een meer dan geslaagd festivalseizoen is eigenlijk best bijzonder te noemen. ORGANIZED kan ook op dit gebied een rol spelen. Onze tool verbetert zoals gezegd (bedrijfs)processen en verhoogt daardoor de efficiency.” “Tijdens de coronaperiode heb ik me niet alleen beziggehouden met de ontwikkeling van ORGANIZED”, blikt Dylan Velthuis terug, “maar was ik ook actief als consultant Digitale Strategie voor diverse eventbedrijven en Innovatiemakelaar vanuit Stichting Open House. Daarnaast hebben we nieuwe kassasoftware gemaakt voor MoneyComb. Dit is een full service samenwerkingspartner voor finance handling, gericht op zakelijke en publieksevenementen en (evenementen)venues. Zij wilden eigen software hebben en dat hebben wij tijdens de coronatijd voor hen ontwikkeld.”
‘Door de vele technologische innovaties en het koppelen van kennis en ervaring binnen de industrie, kunnen we complexe processen verbeteren en optimaliseren. Met DES brengen wij de kennis samen en hopen we hiermee een platform te creëren waar de branche gebruik van kan gaan maken. Hier is in onze ogen een grote slag te slaan de komende jaren.’
Joris Joosen, partner bij The Support Group
Inventarisatie-tool
Daarnaast heeft Digital Event Support een warehouse inventarisatie-tool voor ID&T gemaakt. Velthuis: “In een Zaandamse loods liggen decors opgeslagen van ID&T events die de afgelopen 20 jaar hebben plaatsvonden. Niemand wist wat waar lag en wat er precies allemaal lag – het gaat om vele duizenden items. Wij hebben een tool ontwikkeld waarmee we de inventaris in kaart hebben gebracht, inclusief foto’s en uitgebreide specificaties. Vervolgens gaan we er een soort interne verhuurshop aan koppelen, waardoor ID&T-medewerkers en partners de decorstukken kunnen ‘lenen’ en hergebruiken.”
De Vrienden van Amstel LIVE!
Deze zomer heeft Digital Event Support verschillende kleine testcases gedraaid met ORGANIZED en is de tool gebruikt tijdens onder meer Mysteryland en het ADE Golf Tournament. Begin volgend jaar volgt een nieuwe, grote testcase tijdens De Vrienden van Amstel LIVE! “We dachten, laten we maar eens een klein, simpel evenementje nemen”, lacht Velthuis. “Maar even zonder gekheid: dit is een geweldige uitdaging en het is heel tof dat we het vertrouwen hebben gekregen van de organisatie, die ons bovendien vroeg in het productieproces bij alle voorbereidingen heeft betrokken. We hebben het afgelopen jaar daarnaast gebruikt om een mooi team bij elkaar te brengen. We hebben naast diverse developers ook enkele gerenommeerde industrieprofessionals in ons team zitten, onder wie Joris Joosen (Backbone International, The Support Group) en Roger Meijer (oud-CTO Paylogic). Het is zeker onze ambitie om niet alleen in Nederland maar ook internationaal uit te groeien tot een speler van formaat.”